Операционное управление и управленческая отчётность

Что решаем

• Процессы от получения задания до сдачи документации
• Узкие места, из-за которых проекты тормозят и теряют маржу
• P&L по каждому проекту, а не по компании целиком
• Движение денежных средств и платёжный календарь
• Управленческий баланс и сведение учёта в одну картину
• Регулярный управленческий цикл: план, факт, разбор отклонений

Как идёт работа

Кому подходит эта работа

Услуга рассчитана на собственника, у которого проекты идут дольше плана, а по итогам месяца непонятно, где компания заработала и где потеряла. Как правило, дело не в отсутствии данных, а в их разрозненности: часть сведений живёт в бухгалтерии, часть в таблицах руководителей проектов, часть только в голове у отдельных сотрудников. Пока эти источники не сведены в один контур с заданной периодичностью и назначенной ответственностью, любая цифра требует отдельного запроса и проверки, а решение принимается по устаревшим данным. Работа соединяет две связанные части: порядок в операционном контуре и управленческую отчётность, которая этот порядок показывает в цифрах. По отдельности они не дают устойчивого результата, потому что отчётность без процессов описывает хаос, а процессы без отчётности не проверяются. Собственник получает наблюдаемую компанию, где состояние каждого проекта видно в понятный срок и без личного вмешательства в сбор данных.

Единый контур контроля

Ядро услуги это единый контур контроля из одиннадцати форм управленческой отчётности. У каждой формы задана периодичность и закреплена ответственность по схеме «исполняет, утверждает, консультирует, информируется». Такое закрепление важнее самих форм: отчёт без назначенного исполнителя и утверждающего перестаёт заполняться на второй месяц, а компания возвращается к разговорам вместо цифр.

• Статус проектов
• Паспорт проектов
• Финансовое табло
• Целевые платежи
• График производства работ
• Платёжный календарь
• Бюджеты по плану и факту трудозатрат
• Загрузка персонала по факту трудозатрат
• Реестр договоров
• Протоколы
• Стандартные операционные процедуры

Ритм отчётности

Формы живут в заданном ритме, и этот ритм определяет, насколько быстро руководитель узнаёт о проблеме. Ежедневно ведутся финансовое табло, целевые платежи, платёжный календарь, протоколы и стандартные операционные процедуры. Еженедельно обновляется реестр договоров. По вторникам до полудня подаются статус проектов, паспорт проектов и бюджеты трудозатрат. По пятницам до вечера закрываются график производства работ и загрузка персонала. Разнесение по дням недели сделано намеренно: понедельник уходит на сбор фактических данных, а пятница показывает, чем закончилась рабочая неделя.

Статус-отчёт для первого лица

Отдельно собирается статус-отчёт верхнего уровня, по которому собственник видит состояние проекта без погружения в первичные формы. Состав отчёта фиксирован, чтобы картина от недели к неделе была сопоставима.

• Ссылки на договор и на связанные формы отчётности
• Дата старта и остаток дней до сдачи
• Стоимость и расходование средств
• Остаток финансирования и дата поступления денег
• Критические вопросы к руководителю
• Риски и принимаемые меры
• Оценка взаимодействия между блоками
• Замечания по стадиям
• Динамика снятия замечаний за две недели

Порядок внедрения

Диагностика управляемости занимает один месяц. Затем внедряется единая отчётность и фиксируются блокеры, то есть места, где данные не собираются или собираются с задержкой. После этого запускается ручной контроллинг и идёт стабилизация процессов, на что уходит от двух до четырёх месяцев. Ручной режим на этом отрезке нужен потому, что автоматизировать имеет смысл процесс, который уже устойчиво выполняется людьми. Когда отчётность закрывается в срок без внешнего участия, работа переходит в режим сопровождения.

Что остаётся у компании

К моменту перехода на сопровождение компания работает в заданном ритме без внешнего участия. Одиннадцать форм заполняются в назначенные дни, у каждой есть исполнитель и утверждающий, статус-отчёт верхнего уровня собирается по фиксированному составу и сопоставим от периода к периоду. Блокеры, найденные при внедрении, либо устранены, либо описаны с указанием ответственного и срока. Ручной контроллинг к этому моменту показал, какие процессы выполняются устойчиво, а какие требуют доработки, и это отличает готовность к автоматизации от намерения автоматизировать. Собственник получает картину состояния проектов и денег в понятный срок и перестаёт быть источником сбора данных.

Что вы получаете

• Описанный порядок прохождения проекта через компанию
• P&L по проектам с понятным составом затрат
• Отчёт о движении денег и платёжный календарь
• Управленческий баланс и сведённая картина по компании
• Регулярный цикл разбора плана и факта
• Ответственные за каждый участок процесса

Смежные услуги